Kanta-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri 

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Sibeliuksenkatu 2
13100 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Perhe-, vammais- ja sosiaalipalveluiden toimialajohtaja Marika Paasikoski-Junninen
Kanta-Hämeen hyvinvointialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Riikka Lammintausta-Mäkelä, tulosaluejohtaja/perhekeskuspalvelut
Taija Ylätalo, tulosaluejohtaja/lastensuojelu
Jaana Paasikangas, tulosaluejohtaja/sosiaalipalvelut
Johanna Pulkkinen, tulosaluejohtaja/vammaispalvelut
Marjo Mutanen, tulosaluejohtaja/päivystykselliset sosiaalipalvelut
Jorma Haapanen, toimialajohtaja/ikäihmisten palvelut

Tietosuojavastaava

Sähköposti: tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan palveluiden ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan tilastointiin ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• asiakkaan palveluiden ja hoidon kustannusten laskutukseen
• sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan
• tieteelliseen tutkimus- ja opetustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

Sekä muuhun sosiaalihuollon erityislainsäädäntöön, joka on kuvattu sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan palvelun, hoidon ja tutkimuksen järjestämisessä ja to-teuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteis-ta, jotka sisältävät muun muassa:

• asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
• alaikäisen asiakkaan huoltajan tietoja
• asiakkaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä asiakastietoja
• asiakasmaksujen käsittelyn vaatimia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen omaisiltaan, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä, viranomaisilta sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan

• palveluihin ja hoitoon liittyen muille sosiaalihuollon toimintayksiköille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
• palveluihin ja hoitoon liittyen terveydenhuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen
• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja ti-lastointitarkoituksiin sekä viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• tarvittaessa laskutukseen liittyen viranomaisille, esimerkiksi maksuhäiriöiden yhtey-dessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• asiakkaalle itselleen.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalu-een ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelin- ja järjes-telmätoimittajille.

Rekisteritietojen säilytys 

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmissä ja sähköisessä arkistossa.

Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoarkistoissa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhal-linta.
Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö, Perhe-, vammais- ja sosiaalipalveluiden toimialajohtaja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta.