Kanta-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri 

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1–3
13200 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Sosiaalihuollon professiojohtaja
Kanta-Hämeen hyvinvointialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Sosiaali- ja perhepalvelut

Perhekeskuspalvelut, tulosaluejohtaja
Lastensuojelu, tulosaluejohtaja
Sosiaalipalvelut, tulosaluejohtaja
Ikääntyneiden asiakasohjaus ja vammaissosiaalityö, tulosaluejohtaja

Asumisen ja kotiin vietävien palvelujen toimiala

Ikäihmisten asumispalvelut, tulosaluejohtaja
Ikäihmisten kotihoito, tulosaluejohtaja

Mielenterveys- ja päihdepalvelut

Asumis- ja kuntoutuspalvelut, palvelupäällikkö

Tietosuojavastaava

Sähköposti: tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan palveluiden ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan tilastointiin ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• asiakkaan palveluiden ja hoidon kustannusten laskutukseen
• sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan
• tieteelliseen tutkimus- ja opetustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

Sekä muuhun sosiaalihuollon erityislainsäädäntöön, joka on kuvattu sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla.

Lue lisää sosiaalihuollon erityislainsäädännöstä.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan palvelun, hoidon ja tutkimuksen järjestämisessä ja to-teuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteis-ta, jotka sisältävät muun muassa:

• asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
• alaikäisen asiakkaan huoltajan tietoja
• asiakkaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä asiakastietoja
• asiakasmaksujen käsittelyn vaatimia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen omaisiltaan, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä, viranomaisilta sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan

• palveluihin ja hoitoon liittyen muille sosiaalihuollon toimintayksiköille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
• palveluihin ja hoitoon liittyen terveydenhuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen
• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin sekä viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• tarvittaessa laskutukseen liittyen viranomaisille, esimerkiksi maksuhäiriöiden yhtey-dessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• asiakkaalle itselleen.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelin- ja järjes-telmätoimittajille.

Rekisteritietojen säilytys 

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmissä ja sähköisessä arkistossa.

Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoarkistoissa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilön lisäksi rekisterin yhteyshenkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta.