Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja lokitiedot

Henkilötietojen käsittelyä säätelee EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Sosiaali- ja terveydenhuollossa henkilötietojen käsittelyä ohjaa lisäksi kansallinen lainsäädäntö.

Tallennamme lokitietoja asiakas- ja potilastietojen käsittelystä. Sinulla on oikeus saada tieto, kuka on käsitellyt asiakas- tai potilastietojasi, kenelle sinua koskevia tietoja on luovutettu ja millä perusteella. Lokitiedot toimitetaan kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa palvelunantajalle osoitetusta kirjallisesta pyynnöstä (asiakastietolaki 703/2023 11§). 

Sosiaali- ja terveydenhuollossa henkilötietojen käsittelyn on liityttävä asiakas- tai hoitosuhteeseen, työtehtävään tai muuhun lakiin perustuvaan oikeuteen. Ammattihenkilöt ja muut henkilötietoja työssään käsittelevät henkilöt saavat käsitellä vain lakisääteisen tehtävän edellyttämiä välttämättömiä henkilötietoja.

Asiakas- ja potilasrekisterin lokitietopyyntö

Ilmoita lokitietoja pyytäessäsi:

• nimesi ja henkilötunnuksesi
• yhteystietosi
• ajanjakso, jolta pyydät lokitietoja
• palvelut ja yksiköt, joissa olet asioinut

Jos pyydät kahta vuotta vanhempia lokitietoja, sinun on perusteltava pyyntösi erityisellä syyllä. Erityinen syy voi olla esimerkiksi epäilys asiakas- tai potilastietojesi luvattomasta käsittelystä tavalla, joka edellyttää asian selvittämistä.

Selvityspyyntö asiakas- ja potilastietojen käsittelystä

Jos epäilet, että asiakas- tai potilastietojesi on käsitelty tai luovutettu ilman riittäviä perusteita, voit pyytää asiasta selvitystä.

Väärinkäyttöepäilyn selvittämistä varten tarvittavat tiedot ovat:

• henkilö- ja yhteystietosi
• epäillyn väärinkäytön ajankohta
• miten epäily syntyi
• epäilty käyttäjä tai tekijä
• millaisista tiedoista on kyse.

Pyynnön lähettäminen

Lokitietopyynnöt ja selvityspyynnön asiakas- ja potilastietojen käsittelystä löydät alla olevan linkin takaa kohdasta "Asiakas- ja potilastietojen tarkastus-, oikaisu- ja lokitietopyynnöt".

Siirry tästä sivulle, josta löydät lokitietopyynnöt

Oikeus lokitietoihin

Lokitietojen tarkastusoikeus

• Lokitietojen tarkastusoikeus on pääsääntöisesti henkilökohtainen.
• Lokitiedot ovat asiakkaalle maksuttomia kerran vuodessa.
  • Jos asiakas pyytää samalta ajanjaksolta lokitiedot uudelleen, voidaan tietojen luovutuksesta periä kohtuullinen korvaus.

Alaikäisen ja vajaavaltaisen puolesta tehtävät pyynnöt

• Huoltaja voi tehdä lokitieto- tai selvityspyynnön alaikäisen puolesta.
• Laillinen edustaja voi tehdä pyynnön vajaavaltaisen puolesta. Laillisen edustajan on osoitettava oikeutensa tiedonsaantiin.
• Jos alaikäinen kykenee ikänsä ja kehitystasonsa perusteella päättämään hoidostaan ja ymmärtämään lokitietojen käsittelyn periaatteet, pyynnön tekee lähtökohtaisesti alaikäinen itse.
• Huoltajalla ei ole automaattisesti oikeutta saada alaikäisen lokitietoja. 
  • Alaikäisen lokitietojen pyytämisoikeus ja toimitusosoite ratkaistaan lainsäädännön perusteella.
  • Jos alaikäinen kykenee ikänsä ja kehitystasonsa perusteella päättämään hoidostaan sekä ymmärtämään lokitietojen ja henkilötietojen käsittelyn periaatteet, on alaikäisen tehtävä lähtökohtaisesti pyyntö itse.
  • Huoltajan pyytäessä alaikäisen lokitietoja tarkistetaan huoltajuustieto ja tiedonsaantioikeus ennen tietojen luovuttamista. Lokitiedot toimitetaan alaikäisen osoitteeseen.
• Valtakirja tai vapaamuotoinen kirjallinen suostumus tarvitaan, kun: 
  • Huoltaja pyytää yli 12-vuotiaan alaikäisen lokitietoja.
  • Huoltaja tekee alaikäisen puolesta selvityspyynnön.
  • Pyytäessä toisen henkilön tietoja tai teet pyynnön hänen puolestaan, tulee asiamies- tai laillisen edustajan asema osoittaa. 

Oikeudet ja rajoitukset

Lokitiedot saa vain asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien selvittämistä ja toteuttamista varten.

• Lokitietoja ei saa käyttää tai luovuttaa edelleen muuhun tarkoitukseen.
• Lokitietoja ei luovuteta, jos niiden antamisesta saattaisi aiheutua: 
  • Vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle.
  • Haittaa jonkun muun oikeuksille.

Jos pyyntöön ei suostuta

• Saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen Kanta-Hämeen hyvinvointialueelta.
• Todistus sisältää: 
  • kieltäytymisen syyn
  • ohjeet, kuinka voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.