Kanta-Hämeen hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1–3
13200 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen

Rekisterin yhteyshenkilö

Johdon assistentti Emmi Ahonen

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöasioiden rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
•    henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoito sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen;
•    tutkimustoiminnan apurahojen maksatus;
•    eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoito, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen sekä työehtosopimusten toimeenpano;
•    henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmallinen täyttäminen;
•    työkyky- ja sairaspoissaolotietojen koordinointi ja hoito
•    työhyvinvointi-, työntekijäkokemus ja muut henkilöstökyselyt
•    uusien työntekijöiden rekrytointiprosessi
•    työsuojelutoiminta ja siihen liittyvät työturvallisuus ilmoitukset ja niiden käsittely
•    henkilöstöetujen koordinointi ja käsittelyprosessit
•    henkilöstötietoihin liittyvät hyvinvointitaluetasoiset sidosryhmien kyselyt ja tutkimukset
•    henkilöstön osaamistietojen ylläpito ja johtamisen välineenä toimiminen; sekä
•    toiminnan seuranta ja tilastointi.

Henkilöstöasioiden rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Kanta-Hämeen hyvinvointialueen nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, työntekijöitä, toimihenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita. Henkilöstöasioiden rekisterissä on palvelussuhteissa olevien lisäksi luottamustoimissa toimivien sekä toimeksiantosopimuksella toimivien tietoja liittyen palkkioiden ja kustannusten maksatukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Kanta-Hämeen hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja sopimuksen täytäntöönpano voimassa oleviin työ- tai sopimussuhteisiin liittyen, jo päättyneisiin työ- tai sopimussuhteisiin liittyen sekä opiskeluihin tai harjoitteluun liittyvien työtehtävien toteuttamiseksi. Joitain henkilötietoja saatamme käsitellä myös henkilöiden suostumuksella.

Henkilötietojen käsittely perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:
•    EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
•    laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
•    laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
•    nimikirjalaki (1010/1989)
•    laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
•    yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
•    laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
•    laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
•    laki hyvinvointialueesta (611/2021)
•    laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
•    asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
•    laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
•    asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (153/2016)
•    tartuntatautilaki (1227/2016)
•    työsopimuslaki (55/2001)
•    työaikalaki (605/1996)
•    vuosilomalaki (162/2005)
•    työterveyshuoltolaki (1383/2001)
•    säteilylaki (859/2018)
•    sairausvakuutuslaki (1224/2004)
•    hallintolaki (434/2003)
•    kuntalaki (410/2015)
•    arkistolaki (831/1994) sekä
•    muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöstöasioiden rekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystieto-ja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuk-sesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin pro-sesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:
•    henkilön palvelussuhdeasiakirjat
•    henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
•    työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
•    lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
•    työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
•    sijaisvälitysjärjestelmän tiedot
•    käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
•    työvaateautomaatin tiedot
•    henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
•    HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulutustiedot)
•    Web-tallennusjärjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaololomakkeet)
•    rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
•    matkalaskujärjestelmän tiedot
•    raportointijärjestelmän tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstöasioiden rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytoin-tivaiheessa. Henkilöiden palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja palvelus-suhteen/palvelussuhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen.

Henkilötietoja luovutetaan:

• ammattijärjestöille
• eläkevakuutusyhtiöille
• Kansaneläkelaitokselle
• pankeille
• veroviranomaiselle
• kansalliselle tulorekisterille
• puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
• Säteilyturvakeskukselle
• Tilastokeskukselle
• työmarkkinalaitokselle
• työterveyshuoltoon
• työvoimaviranomaisille
• ulosottoviranomaisille
• vakuutusyhtiöille
• henkilöstöetuuksien osalta luovutus palveluntuottajille

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tukipalveluiden toteuttamiseksi ja rajoitettuja tietoja mahdollisiin henkilöstötutkimuksiin liittyen. Tietojen siirrossa varmistetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten edellytysten toteutuminen.

Rekisteritietojen säilytys 

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Kanta-Hämeen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.
Paperiaineisto säilytetään Kanta-Hämeen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja hyvinvointialueen päätearkistossa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Kanta-Hämeen hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjes-telmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.
Työnhakijoiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytoinnin hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen.
Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa henkilöstöjohtaja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hy-vinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta www.omahame.fi/tietosuoja.