Kanta-Hämeen hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1–3
13200 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen

Rekisterin yhteyshenkilö

Johdon assistentti Emmi Ahonen

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöasioiden rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
•    henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoito sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen;
•    tutkimustoiminnan apurahojen maksatus;
•    eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoito, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen sekä työehtosopimusten toimeenpano;
•    henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmallinen täyttäminen;
•    työkyky- ja sairaspoissaolotietojen koordinointi ja hoito
•    työhyvinvointi-, työntekijäkokemus ja muut henkilöstökyselyt
•    uusien työntekijöiden rekrytointiprosessi
•    työsuojelutoiminta ja siihen liittyvät työturvallisuus ilmoitukset ja niiden käsittely
•    henkilöstöetujen koordinointi ja käsittelyprosessit
•    henkilöstötietoihin liittyvät hyvinvointitaluetasoiset sidosryhmien kyselyt ja tutkimuk-set
•    henkilöstön osaamistietojen ylläpito ja johtamisen välineenä toimiminen; sekä
•    toiminnan seuranta ja tilastointi.

Henkilöstöasioiden rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Kanta-Hämeen hyvinvointialueen nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, työntekijöitä, toimihenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita. Henkilöstöasioiden rekisterissä on palvelussuhteissa olevien lisäksi luottamus-toimissa toimivien sekä toimeksiantosopimuksella toimivien tietoja liittyen palkkioiden ja kustannusten maksatukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Kanta-Hämeen hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja sopimuksen täytäntöönpano voimassa oleviin työ- tai sopi-mussuhteisiin liittyen, jo päättyneisiin työ- tai sopimussuhteisiin liittyen sekä opiskeluihin tai harjoitteluun liittyvien työtehtävien toteuttamiseksi. Joitain henkilötietoja saatamme käsitellä myös henkilöiden suostumuksella.

Henkilötietojen käsittely perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:
•    EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
•    laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
•    laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
•    nimikirjalaki (1010/1989)
•    laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
•    yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
•    laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
•    laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
•    laki hyvinvointialueesta (611/2021)
•    laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
•    asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
•    laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
•    asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (153/2016)
•    tartuntatautilaki (1227/2016)
•    työsopimuslaki (55/2001)
•    työaikalaki (605/1996)
•    vuosilomalaki (162/2005)
•    työterveyshuoltolaki (1383/2001)
•    säteilylaki (859/2018)
•    sairausvakuutuslaki (1224/2004)
•    hallintolaki (434/2003)
•    kuntalaki (410/2015)
•    arkistolaki (831/1994) sekä
•    muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöstöasioiden rekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystieto-ja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuk-sesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuh-teeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin pro-sesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:
•    henkilön palvelussuhdeasiakirjat
•    henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
•    työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
•    lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
•    työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
•    sijaisvälitysjärjestelmän tiedot
•    käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
•    työvaateautomaatin tiedot
•    henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
•    HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulu-tustiedot)
•    Web-tallennusjärjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaolo-lomakkeet)
•    rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
•    matkalaskujärjestelmän tiedot
•    raportointijärjestelmän tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstöasioiden rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytoin-tivaiheessa. Henkilöiden palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja palvelus-suhteen/palvelussuhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotie-doista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen.

Henkilötietoja luovutetaan:
•    ammattijärjestöille
•    eläkevakuutusyhtiöille
•    Kansaneläkelaitokselle
•    pankeille
•    veroviranomaiselle
•    kansalliselle tulorekisterille
•    puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
•    Säteilyturvakeskukselle
•    Tilastokeskukselle
•    työmarkkinalaitokselle
•    työterveyshuoltoon
•    työvoimaviranomaisille
•    ulosottoviranomaisille
•    vakuutusyhtiöille

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulko-puolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tuki-palveluiden toteuttamiseksi ja rajoitettuja tietoja mahdollisiin henkilöstötutkimuksiin liittyen. Tietojen siirrossa varmistetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten edellytysten toteutu-minen.

Rekisteritietojen säilytys 

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Kanta-Hämeen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, säh-köisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.
Paperiaineisto säilytetään Kanta-Hämeen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitel-mien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja hyvinvointialueen päätearkistossa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Kanta-Hämeen hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hal-linnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuu-den varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjes-telmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.
Työnhakijoiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytoinnin hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimin-tatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen.
Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salas-sapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdy-tetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa henkilöstöjohtaja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hy-vinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta www.omahame.fi/tietosuoja.