Murupolku
Navigointivalikko
Sosiaaliasiavastaavien rekisteri
Sosiaaliasiavastaavien rekisteri
Rekisterinpitäjä
Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
PL 39
13101 Hämeenlinna
Rekisteristä vastaava viranhaltija
Hankinta- ja laadunhallintajohtaja Jouni Sakomaa
p. 040 330 4202
jouni.sakomaa(at)omahame.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Omavalvontapäällikkö Mia Haapanen (3/2025 alkaen)
mia.haapanen(at)omahame.fi
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)omahame.fi
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella
Ei.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sosiaaliasiavastaavien (myöh. asiavastaavat) rekisterin käyttö perustuu lakisääteisten työtehtä-vien suorittamiseen. Asiavastaavien työstä säädetään tarkemmin potilas- ja sosiaaliasiavastaa-vista annetussa laissa (739/2023). Asiavastaavien tehtäviin kuuluvat mm. asiakastyöhön liittyvä neuvonta ja tarvittaessa avustaminen, potilaan ja asiakkaan oikeuksiin liittyvä tiedottaminen, ti-lastointi ja raportointi sekä em. oikeuksien edistäminen ja toteutumisen seuranta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteinen peruste.
Rekisterin tietoja käytetään profilointiin tai automatisoituihin yksittäispäätöksiin
Ei.
Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Asiavastaavien rekisteriin kirjataan seuraavia henkilötietoja:
- Asianosaisen henkilön nimi sekä henkilötunnus tai hänet väliaikaisesti yksilöivä tunnus tai syntymäaika
- Laillisen edustajan, omaisen tai muun läheisen nimi ja toimivalta
- Henkilön äidinkieli ja asiointikieli
- Tieto mahdollisesta alaikäisen asettamasta tietojen luovutuskiellosta
- Asiavastaavalle saapuneen asiakirjan saapumisajankohta
- Asiakirjan laatijan nimi sekä tehtävä toimintayksikössä
- Asiakirjan laatimisajankohta
- Asioinnin kuvaus, annettu neuvonta ja muut toimenpiteet sekä palvelujen antami-seen liittyvät välttämättömät tiedot
Henkilötietojen kirjaamisen tarve määrittyy tapauskohtaisesti. Edellä mainitut kirjaamistarpeet ajankohtaistuvat tilanteissa, joissa on kyse muusta kuin yleisestä neuvonnasta.
Henkilötietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin on kulloisenkin työtehtävän suorittamisen kannalta välttämätöntä. Asiakkaan tunnistettavia henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen asiakkaan asian hoitamiseen; tilastointiin, raportointiin ja tiedottamiseen liittyvissä asiavastaavien työtehtävissä puheena olevat henkilötiedot on poistettu ja aineisto anonymisoitu.
Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
Ei.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiavastaavien rekisteriin kirjattavien henkilötietojen dokumentoinnista vastaa asiavastaava hä-nelle määriteltyjen tehtävien mukaisesti.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Ei.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Ei.
Rekisteritietojen säilytys ja suojaus
Asiavastaavien rekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaika on 12 vuotta asian käsittelyn päät-tymisestä. Säilytysajan päätyttyä asiavastaavien toiminnan asiakirjat ja lokitiedot tuhotaan välit-tömästi, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt asiakirjaa pysyvästi säilytettäväksi. Tietojen tuhoa-misesta vastaa rekisterinpitäjä.
Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitel-milla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain tietoihin oikeutettu henkilö. Sopimuskumppanit hyväksyvät tietosuojasopimuksen ja käsittelijät salassapitoa koskevan sitoumuksen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvoin-tialueen verkkosivuilta osoitteesta www.omahame.fi/tietosuoja