Potilasasiavastaavien rekisteri

Potilasasiavastaavien rekisteri

 

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
PL 39
13101 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Hankinta- ja laadunhallintajohtaja Jouni Sakomaa
p. 040 330 4202
jouni.sakomaa(at)omahame.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Omavalvontapäällikkö Mia Haapanen (3/2025 alkaen)
mia.haapanen(at)omahame.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella

Ei.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Potilasasiavastaavien (myöh. asiavastaavat) rekisterin käyttö perustuu lakisääteisten työtehtävien suorittamiseen. Asiavastaavien työstä säädetään tarkemmin potilas- ja sosiaaliasiavastaavista annetussa laissa (739/2023). Asiavastaavien tehtäviin kuuluvat mm. asiakastyöhön liittyvä neuvonta ja tarvittaessa avustaminen, potilaan ja asiakkaan oikeuksiin liittyvä tiedottaminen, tilastointi ja raportointi sekä em. oikeuksien edistäminen ja toteutumisen seuranta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen peruste.

Rekisterin tietoja käytetään profilointiin tai automatisoituihin yksittäispäätöksiin

Ei.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiavastaavien rekisteriin kirjataan seuraavia henkilötietoja:

  • Asianosaisen henkilön nimi sekä henkilötunnus tai hänet väliaikaisesti yksilöivä tunnus tai syntymäaika
  • Laillisen edustajan, omaisen tai muun läheisen nimi ja toimivalta
  • Henkilön äidinkieli ja asiointikieli
  • Tieto mahdollisesta alaikäisen asettamasta tietojen luovutuskiellosta
  • Asiavastaavalle saapuneen asiakirjan saapumisajankohta
  • Asiakirjan laatijan nimi sekä tehtävä toimintayksikössä
  • Asiakirjan laatimisajankohta
  • Asioinnin kuvaus, annettu neuvonta ja muut toimenpiteet sekä palvelujen antamiseen liittyvät välttämättömät tiedot 

Henkilötietojen kirjaamisen tarve määrittyy tapauskohtaisesti. Edellä mainitut kirjaamistarpeet ajankohtaistuvat tilanteissa, joissa on kyse muusta kuin yleisestä neuvonnasta.

Henkilötietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin on kulloisenkin työtehtävän suorittamisen kannalta välttämätöntä. Asiakkaan tunnistettavia henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen asiakkaan asian hoitamiseen; tilastointiin, raportointiin ja tiedottamiseen liittyvissä asiavastaavien työtehtävissä puheena olevat henkilötiedot on poistettu ja aineisto anonymisoitu.

Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiavastaavien rekisteriin kirjattavien henkilötietojen dokumentoinnista vastaa asiavastaava hänelle määriteltyjen tehtävien mukaisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Asiavastaavien rekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaika on 12 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä asiavastaavien toiminnan asiakirjat ja lokitiedot tuhotaan välittömästi, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt asiakirjaa pysyvästi säilytettäväksi. Tietojen tuhoamisesta vastaa rekisterinpitäjä.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain tietoihin oikeutettu henkilö. Sopimuskumppanit hyväksyvät tietosuojasopimuksen ja käsittelijät salassapitoa koskevan sitoumuksen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta www.omahame.fi/tietosuoja