Asiakkuudenhallinnan henkilöstörekisteri

Asiakkuudenhallintajärjestelmän tietosuojaseloste 2016/679 (EU tietosuoja-asetus) 30.9.2025.

Rekisterinpitäjä

Organisaatio: Kanta-Hämeen hyvinvointialue KHHVA
Osoite: Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna
Puhelinnumero: 03 62 9 629 (Vaihde)

Yhteyshenkilöt

Marjo Mutanen 
Arja Tomminen
Osoite: Viipurintie 1-3, 13200 Hämeenlinna
Muut yhteystiedot: 03 62 9 629 (Vaihde)

Rekisterin nimi

Oma Häme -asiakkuudenhallintajärjestelmä

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakkuudenhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan palveluiden ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen.

Asiakkuudenhallintajärjestelmässä hyödynnetään Kanta-Hämeen hyvinvointialueella muita käytössä olevia digitaalista asiointia mahdollistavia palveluita:

• eKonsultaatio-palvelu (SAG Flowmedik OY) 
• E-Lomake (Eduix), tietosuojaseloste
• UNA suostumus https://unaoy.fi/tietosuoja/

Henkilötietojen käsittely perustuu Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen. Asiakkuudenhallintajärjestelmä on tarkoitettu Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ammattilaisten käyttöön vaiheistetusti. 

Käyttämällä muita digitaalisia palveluita, jotka mahdollistavat yhteydenoton sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiseen, mutta eivät ole Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ylläpitämiä, annat suostumuksesi hyvinvointi- ja terveystietojesi käsittelyyn tarvittaessa asiakastietolain 703/2023 mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Oma Häme -asiakkuudenhallintajärjestelmä hakee käytössä olevat tietosisällöt Oma Hämeen käytössä olevista asiakas- ja potilastietojärjestelmästä tietoaltaan kautta.

Oma Häme -asiakkuudenhallintajärjestelmään tallentuu seuraavia tietoja, mikäli niitä on saatavilla:

• potilaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• potilaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
• alaikäisen potilaan huoltajan tietoja
• tietojenkäsittelyn lokitiedot

Oma Häme asiakkuudenhallintajärjestelmään haetaan ammattilaisen nähtäville tarvittaessa asioinnin yhteydessä seuraavia tietoja: 

• asiakkaiden terveydenhuollon palvelutapahtumat/kontaktit
• annettu suostumus sisäisesti luovutettavan tiedon käsittelyyn. Asiakas voi antaa luvan sosiaalihuollon tietojen näkymiseen terveydenhuollossa ja/tai terveydenhuollon tietojen näkymisen sosiaalihuollossa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkuudenhallintajärjestelmään rajatut tiedot kerätään tietoaltaalta, jotka ovat peräisin potilasrekisteristä tai sosiaalihuollon asiakasrekisteristä. 

Tietojen luovuttaminen, tarkistusoikeus ja rekisteröidyn oikeudet löytyvät potilasrekisterin ja sosiaalihuollon asiakasrekisterin tietosuojaselosteista. 

Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt voivat käyttää asiakkuudenhallintajärjestelmää Kanta-Hämeen hyvinvointialueen sisäverkosta ja heiltä edellytetään Kanta-Hämeen hyvinvointialueen käyttövaltuushallinnan käytäntöjen mukaisia käyttöoikeuksia sekä tunnistautumista.

Henkilötietoja järjestelmässä käsittelevät vain sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilö, jolla on tietojen käsittelyyn oikeus. Järjestelmän käyttöä sekä henkilötietojen käsittelyä valvotaan järjestelmän lokien avulla säännöllisesti. Tietoliikenne käyttää salattua yhteyskäytäntöä eli SSL-suojausprotokollaa (https). 

Rekisteritietojen säilytys ja hävittäminen

• Asiakkuudenhallintajärjestelmän lokitietoja säilytetään 12 vuoden ajan

Määräajan täyttyessä henkilötietoja koskevat lokitiedot hävitetään.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (asiakastietolaki) 25 § mukaan palvelunantajan on kerättävä lokitiedot asiakasrekisterikohtaisesti kaikesta asiakastietojen käytöstä ja luovutuksesta seurantaa ja valvontaa varten. Käyttölokirekisteriin on tallennettava tieto käytetyistä asiakas- ja hyvinvointitiedoista, siitä palvelunantajasta, jonka asiakastietoja käytetään, asiakas- ja hyvinvointitietojen käyttäjästä, tietojen käyttötarkoituksesta ja käyttöajankohdasta sekä muista käytön valvontaa ja seurantaa varten tarvittavista tiedoista.