Murupolku

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakirjajulkisuuskuvaus

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Kanta-Hämeen hyvinvointialue on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti. (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 4 ja 28 §.)

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Kanta-Hämeen hyvinvointialueen tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman ja arkistonmuodostussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu hyvinvointialueen verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tietosuoja Oma Hämeessä 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on avustaa kansalaista yksilöimään ja kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 13 §.) 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietovarantojen yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää varannoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne.

Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi. 

Luovutamme pyydetyt tiedot asiakirjan sisällöstä riippuen joko sähköpostitse, kirjeitse tai tutustumalla asiakirjoihin paikan päällä. Paperitulosteista voimme periä maksun.

Katso tietovarannon kohdalta

  • esimerkit hakutekijöistä
  • hyvinvointialueen kirjaamo avustaa tarvittaessa tietopyynnön kohdentamisessa.

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamossa pyynnöt rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. 

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

  • Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen päätöksentekojärjestelmä on Tweb-asianhallintajärjestelmä. Tweb toimii hyvinvointialueen diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua sekä päätösten julkaisemista. Tweb-asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti metatietoja, kuten julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste sekä säilytysaika ja tämän laskentaperuste.

Hyvinvointialueella asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna hyvinvointialueella yksinomaan paperimuodossa. Hyvinvointialueeseen liitettyjen organisaatioiden asiankäsittelyyn ja päätöksentekoon liittyviä tietoja on toistaiseksi myös näiden asianhallintajärjestelmissä. Näihin tietoihin liittyvä tietopalvelu ja käyttö tapahtuu nykyisin hyvinvointialueella.

Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot, sopimuksenhallinta, luottamushenkilöitä koskevat tiedot, asiakaspalautteet, riskienhallinnan haitta- ja vaaratapahtumailmoituksia koskevat tiedot.

Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Asianumero, asian tai asiakirjan nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi, nimitiedot

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Tweb (Kanta-Hämeen hyvinvointialue), Tweb (Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri), Kuntatoimisto (Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri), Tweb (Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä), Vaaratapahtumien raportointijärjestelmä, sopimuksenhallintajärjestelmä.
Paperiarkisto.

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. 

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: Potilaan hoidontarpeen mukainen hoito. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.
Terveydenhuollon potilasasiakirjoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Säilytysmuoto on pääsääntöisesti sähköinen. Vanhempia potilastietoja säilytetään paperiarkistossa ja röntgenkuvina.

Alaikäinen voi tarkastaa omat potilastietonsa, jos hän kykenee huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muussa tapauksessa tarkastusoikeutta voi käyttää hänen huoltajansa.

Kuolleen henkilön tietoja voidaan luovuttaa lähiomaisille mikäli tietojen luovuttamiselle on lainsäädännöllinen peruste.

Tietoaineistot: Potilastiedot

Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, kuvantamisen tietoaineistot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilötunnus, asiakkaan nimi, hoitoyksikkö

Tietojärjestelmät: terveysLifecare, Kanta-arkisto 

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: OmaKanta. Vanhemmat ja osa uusimmista potilastiedoista säilytetään paperiarkistossa.


Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. 

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Säilytysmuoto on pääsääntöisesti sähköinen. Asiakasasiakirjoja säilytetään myös paperiarkistossa

Alaikäinen voi tarkastaa omat potilastietonsa, jos hän kykenee huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muussa tapauksessa tarkastusoikeutta voi käyttää hänen huoltajansa.

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot

Tietoryhmät: iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilötunnus, asiakkaan nimi, palvelun päättymisen ajankohta (paperiarkistoinnissa).

Tietojärjestelmät: sosiaaliEffica, sosiaaliLifecare, Omni

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Osa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista säilytetään paperiarkistossa.

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. 

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: Talouden tietovaranto sisältää talousasioiden ohjauksen, suunnittelun ja seurannan, omaisuuden hallinnan, rahoituksen ja varainhallinnan, kirjanpidon ja maksuliikenteen sekä hankintatoimen tietokokonaisuudet.

Tietoaineistot: Taloustiedot

Tietoryhmät: maksuliikenne, talouden suunnittelu- ja seuranta,

Esimerkkejä hakutekijöistä: tositenumero, toimittajan nimi, toimintoyksikkö tai kustannuspaikka, asianumero, y-tunnus, asianumero

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Dooap-laskujenkäsittely, kirjanpitojärjestelmä, osto- ja myyntireskontrajärjestelmä, muut taloushallinnon järjestelmät, asianhallintajärjestelmä, kilpailutusjärjestelmä, sopimusjärjestelmä

Tietopyyntöjen toimittaminen: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta. Tietovarantoon tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi rekrytointiin ja palvelussuhdeasioihin liittyvät tiedot, osaamisen ja työhyvinvoinnin edistämiseen tiedot sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot. Osa tiedoista tallentuu Tweb-asianhallintajärjestelmään. 
Henkilöstöä koskevista tiedoista osa on salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot, rekrytointiin liittyvät tiedot

Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot, palkkatiedot, osaamisenhallinta matkanhallinta, työaikasuunnittelu, käyttövaltuuksien hallinta

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus, henkilönumero, virkanimike, asian nimeke, asianumero, organisaatioyksikkö

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei.
Osa henkilöstöhallinnon asiakirjoista on paperiarkistossa.

Tietojärjestelmät: CGI HR järjestelmä, rekrytointijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, työvuorojen suunnittelun järjestelmä,

Tietopyyntöjen toimittaminen: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Kirjaamon yhteystiedot

Käyttötarkoitus: pelastus- ja kemikaalilainsäädännön mukainen valvonta ja asiantuntijatyö, resurssi- ja onnettomuusrekisteri. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja

Tietoaineistot: valvonta- ja asiantuntijapalvelujen asiakirjat, pelastustoimen resurssi- ja onnettomuustiedot, turvallisuusviestintäselosteet, tietojenluovutusrekisteri

Tietoryhmät: palotarkastuspöytäkirjat, päätökset, valvonnan suunnitteluun, seurantaan ja toteutukseen liittyvät asiakirjat, lausunnot, ohjaukseen ja neuvontaan liittyvät asiakirjat, valvonnan laadun seuranta, pelastus -ja avunantotehtävät, turvallisuusviestintätoimenpiteet, koostetietoja valvonnasta, varautumisesta ja resursseista

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Pronto, Merlot

Esimerkkejä hakutekijöistä: rakennuksen osoite, onnettomuuspaikan osoite, onnettomuuden päivämäärä.

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. 

Kirjaamon yhteystiedot