Navigointivalikko

Tietosuojaseloste: Asianhallintajärjestelmä

Asianhallinnan rekisteri

Tietosuojaseloste sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) informointivelvoitteen edellyttämät tiedot hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmästä.

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1-3
13200 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Hallintojohtaja Katja Tommiska
katja.tommiska(at)omahame.fi

Rekisterin yhteyshenkilöt

Arkistopäällikkö Mika Tukiainen
mika.tukiainen(at)omahame.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vireille tulleiden hallinnollisten asioiden kirjaaminen, asian käsittely ja sen seuranta sekä asiakirjojen ja päätöksenteon hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019). 

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. 
Rekisterissä olevista asioista ja asiakirjoista on lainsäädännön perusteella salassa pidettäviä.
Rekisterin tietosisältö koostuu vireille tulleen asiakäsittelyyn liittyvästä tiedosta sekä näihin liittyvistä hallinnollisista asiakirjatiedoista. 

Rekisteriin tallentuvat henkilötiedot vaihtelevat käsiteltävän asian mukaisesti. Tallentuvia tietoja ovat henkilön nimi ja tarvittavat yhteystiedot. Asianhallintaan tallentuu käsiteltävästä asiasta riippuen myös muita henkilötietoja kuten henkilötunnus, tietoa henkilön saamasta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta, tilinumerosta ja taloudellisesta tilanteesta.

Työntekijästä asianhallintaan tallentuu asian käsittelyn yhteydessä tietoja kuten nimi ja tehtävänimike. Rekisterissä käsitellään työntekijän palvelussuhteeseen liittyviä henkilötietoja (esim. rekrytoinnit, työsuhteen hoitamiseen liittyvät asiat sekä työsuhteen päättämiseen liittyvät asiat).

Rekisterin tietoja käytetään profilointiin tai automatisoituihin yksittäispäätöksiin

Asianhallinnassa ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä ovat asiakkaat, potilaat ja muut yksityishenkilöt, hyvinvointialueen henkilöstö ja luottamushenkilöt sekä viranomaiset, yritykset ja yhteisöt. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa asianosaiselle tai toiselle viranomaiselle tämän lakisääteiseen oikeuteen perustuvan pyynnön perusteella.
Toimielinpäätöksenteon sekä viranhaltijapäätösten julkiset päätökset ja liitteet hyvinvointialuelain (611/2021 34 § ja 145 §) mukaisesti yleisessä tietoverkossa.

Rekisterin julkisia tietoja ja asiakirjoja luovutetaan julkisuuslain (JulkL 622/1999) mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisteritietojen säilytys ja hävittäminen

Henkilötietoja säilytetään ja hävitetään hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti. 

Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston päätöksiin arkistoitavan tiedon osalta, tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksiin sekä tiedon säilytysaikatarpeen mukaisiin määrityksiin. 

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Sopimuskumppanit hyväksyvät tietosuojasopimuksen ja käsittelijät salassapitoa koskevan sitoumuksen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta.