Kanta-Hämeen hyvinvointialueen puheluiden tallennus

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna

Rekistereistä vastaavat viranhaltijat

Terveydenhuolto:
Johtajaylilääkäri, Arja Tomminen
Osoite: Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna
Puhelinnumero: 040 183 5083
Sähköpostiosoite: arja.tomminen(at)omahame.fi

Sosiaalihuolto:
Professiojohtaja, Marjo Mutanen
Osoite: Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna
Puhelinnumero: 050 563 3944
Sähköpostiosoite: marjo.mutanen(at)omahame.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

ICT-palvelupäällikkö, Tiina Hemilä
Osoite: Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna
Puhelinnumero: 040 869 0126 
Sähköpostiosoite: tiina.hemila(at)omahame.fi

ICT-palvelutuotantopäällikkö, Pauli Hirvonen
Osoite: Viipurintie 1–3, 13200 Hämeenlinna
Puhelinnumero: 040 565 6411
Sähköpostiosoite: pauli.hirvonen(at)omahame.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)omahame.fi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella

Ei.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oma Hämeen palvelunumeroihin soitetut puhelut nauhoitetaan. Niissä Oma Hämeen palveluissa, joissa puheluita tallennetaan, asiasta kerrotaan soittajalle tallenteella puhelun alussa. Joissain palveluissa soittajan on mahdollista jättää takaisinsoittopyyntö, jonka yhteydessä kerrotaan takaisinsoittopuhelun tallentamisesta.

Puheluiden tallentaminen auttaa todentamaan puhelimitse tapahtuneen asioinnin. Nauhoituksia hyödynnetään asiakaspalvelun laadun tarkkailuun ja kehittämiseen sekä uhka- ja häirintätilanteiden ehkäisemiseksi. Lisäksi tallenteita voidaan käyttää palvelutapahtuman, oikeusturvan, ja turvallisuuden varmentamiseksi. 

Tallennetta pääsee kuuntelemaan puheluun osallistunut ammattilainen sekä Kanta-Hämeen hyvinvointialueen nimeämät henkilöt, jotka vastaavat toimintayksikön toimintaprosesseista ja niiden kehittämisestä. Heidän tehtäviinsä kuuluu selvittää tai vastata saapuneisiin valituksiin, muistutuksiin tai kanteluihin sekä käyttää tallenteita palvelun laadun seurannassa, asiakaspalvelutilanteiden analysoinnissa ja toimintaprosessien kehittämisessä. Tarvittaessa myös asiakkaalle mahdollistetaan tallenteen kuuntelu. Tallenteiden kuuntelusta muodostuu lokitiedot.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen, joka muodostuu, kun rekisteröity ottaa yhteyttä sosiaali- ja terveyspalveluihin puhelimitse. Puhelutallenteita voivat käsitellä myös muut Kanta Hämeen hyvinvointialueen nimeämät henkilöt, jotka tehtäviensä perusteella osallistuvat palvelun laadun seurantaan, toiminnan kehittämiseen tai valvontatehtäviin, vaikka he eivät työskentelisi siinä yksikössä, jonne asiakkaan puhelu on tullut.

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen liittyvään asiakaspalveluun. Hyvinvointialueella on velvollisuus järjestää laadukkaita sosiaali- ja terveyspalveluja. Palvelun laadun arviointi, seuranta ja kehittäminen kuuluvat lakisääteiseen tehtävään.

Rekisterin tietoja käytetään profilointiin tai automatisoituihin yksittäispäätöksiin

Ei.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Oma Häme -puhelunauhoite rekisteriin tallentuu käyttäjistä seuraavia tietoja:

• soittajan ja vastaanottajan numerotiedot, mikäli numeron näyttö on sallittu
• soiton ajankohta ja kesto
• soittajan ja hyvinvointialueen työntekijän välinen puhelinkeskustelu
• soittajan itsensä puhelun aikana antamat henkilötiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteys-tiedot, ajanvaraus- sekä muut asiakas- ja potilastiedot
• Oma Hämeen työntekijästä tallentuvat nimi- ja yksikkötiedot sekä puhelinjärjestelmän kir-jautumistiedot
• tallentaminen alkaa puheluun vastaamisesta ja päättyy puhelun päättymiseen.

Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsensä antamat tiedot.

Järjestelmän puhelutiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista tietojen luovutusta. Tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tai viranomaisille, joilla on siihen lakisääteinen oikeus. Puhelutallenteita voidaan luovuttaa viranomaisille lain nojalla, jos puheluun liittyy uhkaus, rikos tai muu vaaratilanne, joka kohdistuu hyvinvointialueeseen, potilaisiin tai henkilökuntaan.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tallenteita ei siirretä EU:n tai ETA: ulkopuolelle.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Puheluiden tallenteita säilytetään 1 vuosi ja lokitietoja 2 vuotta. Määräajan täyttyessä puhelutallenteet ja lokitiedot tuhoutuvat automaattisesti.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (asiakastietolaki) 11 § mukaan pal-velunantajan on kerättävä lokitiedot asiakasrekisterikohtaisesti kaikesta asiakastietojen käytöstä ja luovutuksesta seurantaa ja valvontaa varten. 

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. 

Tallenteet, datan siirto, käsittely ja säilytys sijaitsevat palvelun tarjoajan suojatulla palvelimella Ruotsissa. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Tallenteet ja niiden siirtotapa on kryptattu. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta www.omahame.fi/tietosuoja 

Päivitetty 2.4.2026