Kanta-Hämeen hyvinvointialueen asiakaspalautteet

Tässä rekisterissä on kuvattu asiakkaille tehtyjen säännöllisten ja lyhytaikaisten kyselyjen sekä vapaamuotoisten asiakaspalautteiden keruuseen, käsittelyyn ja raportointiin liittyvän tiedon käsittelyä.

Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen hyvinvointialue
y-tunnus 3221307-8
Viipurintie 1-3
13200 Hämeenlinna

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Strategia ja integraatio toimialajohtaja Satu Ala-Kokko
satu.ala-kokko(at(omahame.fi

Rekisterin yhteyshenkilöt

Asiakaspalvelun erityisasiantuntija Sanna Mäkynen
sanna.makynen(at)omahame.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@omahame.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Säännöllisen asiakaskyselyn herätteen lähettäminen ja raportointi tiedolla johtamisen ja toiminnan kehittämisen tukemiseksi.

Vapaamuotoisessa palautteessa palautteen käsittely ja asiakkaan toivoman yhteydenoton toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Rekisteröidyn suostumus
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 
• Tietosuojalaki (1050/2018) 
• laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Tekstiviestitse toteutettavat asiakaskyselyt: Puhelinnumero kyselyherätteen lähettämiseksi sekä pseudonymisoituun perussuoritteen tunnukseen liitetty ikäryhmä, sukupuoli, äidinkieli, kotikunta, diagnoosi, käyntityyppi, käyntipäivä ja suorittaja/resurssi raportoinnin toteuttamiseksi.

Vapaamuotoinen palaute: Palautteen antajan ilmoittamat yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Lyhytaikaiset asiakaskyselyt: Kohdennettuun kyselyyn liittyvät kyselyyn vastaajan ilmoittamat taustatiedot, jotka voivat vaihdella kyselyittäin.

Rekisterin tietoja käytetään profilointiin tai automatisoituihin yksittäispäätöksiin

Ei käytetä.

Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei ole.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Vapaamuotoinen palaute ja lyhytaikainen kysely: palautteen antaja 
• Tekstiviestikysely: tietoaltaalta haettu tieto potilas- ja asiakastietojärjestelmistä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti tekstiviestikyselyn toimittajille raportointiratkaisun ja tiedolla johtamista tukevan tiedon tuottamiseksi. 

Kansallisen vertailutiedon mahdollistamiseksi tietoa kyselyvastauksista välitetään anonymisoituna Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) tiedonantovelvollisuuden nojalla. Velvollisuus koskee niitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laissa (668/2008) määritettyjen tehtävien hoitamiseksi. THL on myös tilastolain (280/2004) tarkoittama tilastoviranomainen. Säännöllisesti luovutettavan tietosisällön muodostavaa kansallisesti yhtenäisen kyselyn vastaukset, jotka sisältävät sekä numeraalista dataa että sanallisia vastauksia. Tietosisältöön yhdistetään palautteen antamisen ajankohta, palautteen yksilöivä tunniste, seurantatietuetunnus, OID-koodi, toimipaikkakoodi sekä hyvinvointialueen tunniste. 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Henkilötietoja säilytetään ja hävitetään hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelmien ja lainsäädännön mukaisesti. Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta. Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Sopimuskumppanit hyväksyvät tietosuojasopimuksen ja käsittelijät salassapitoa koskevan sitoumuksen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen verkkosivuilta.

Lue tietosuojasta